El manejo de sucursales en SAE 10 es una de las nuevas funciones más esperadas por cientos de usuarios de SAE. En un artículo anterior te mostramos las nuevas características que tendrá la nueva versión de SAE, ahora te explicamos a detalle 4 preguntas clave sobre el manejo de sucursales en SAE 10, ten en cuenta que estas son configuraciones clave para el buen manejo de sucursales. Recuerda contactarnos si te queda alguna duda sobre los alcances de este nuevo módulo en el sistema o sobre la actualización ¡somos tu distribuidor Aspel de confianza!
1.- ¿Que requisitos hay para dar de alta sucursales?
R.- Antes de activar la opción de «Manejar sucursales» en el sistema, es importante tener en cuenta las siguientes consideraciones:
- Folios secuenciales obligatorios: Todos los documentos de ventas y compras deben tener folios secuenciales activos. Si algún documento no tiene folios secuenciales, el sistema no permitirá activar la opción de sucursales. Es necesario revisar y activar los folios secuenciales en cada documento antes de proceder.
- Configuración previa: Se recomienda realizar primero toda la configuración de sucursales, almacenes, usuarios y asignación de folios a cada sucursal antes de activar el parámetro. Esto asegura que cada usuario, almacén y folio esté correctamente asignado y evitará problemas operativos.
- Serie estándar: La serie estándar (“stand”) está disponible para todas las sucursales. Si se busca un control estricto por sucursal, se debe dejar de usar la serie estándar y trabajar únicamente con folios asignados a cada sucursal.
- Asignación única de almacenes y folios: Un almacén o un folio solo puede estar asignado a una sucursal. No es posible compartirlos entre varias sucursales.
- Usuarios: Los usuarios deben estar asignados a las sucursales correspondientes. Si un usuario no está asignado a ninguna sucursal, no podrá generar documentos una vez activada la opción.
- Activación del parámetro: Solo después de completar toda la configuración se debe activar el parámetro de “Manejar sucursales” en los parámetros generales del sistema.
2.- ¿Cómo se puede asegurar que los usuarios solo puedan ver los documentos de su sucursal asignada?
R.- Para asegurar que los usuarios solo puedan ver los documentos de su sucursal asignada en SAE 10, es necesario realizar la configuración completa de sucursales, almacenes, folios y usuarios antes de activar la opción “Manejar Sucursales” en los parámetros del sistema. Una vez activada esta opción:
- Cada usuario solo podrá visualizar y dar de alta documentos de la sucursal a la que está asignado.
- Al ingresar al sistema, el usuario verá únicamente los documentos, series y almacenes correspondientes a su sucursal.
- El sistema filtra automáticamente la información en consultas y reportes, mostrando solo lo que corresponde a la sucursal asignada al usuario.
- Solo el superadministrador puede ver todos los documentos de todas las sucursales; los demás perfiles están limitados a lo que se les asigna.
Por lo tanto, la clave es realizar la configuración previa y luego activar el parámetro de manejo de sucursales, lo que habilita estos controles automáticos de visibilidad y operación.
3.- ¿Cómo se puede filtrar las consultas y reportes para que muestren solo la información relevante para cada sucursal?
R.- Para filtrar las consultas y reportes y mostrar solo la información relevante para cada sucursal, el sistema ahora incluye un nuevo campo de “Sucursal” tanto en las consultas como en los reportes. Cuando un usuario ingresa al sistema, solo podrá ver los documentos, almacenes y series que estén asignados a la sucursal a la que pertenece. Esto significa que:
– En las consultas, solo se mostrarán los documentos y almacenes correspondientes a la sucursal asignada al usuario
– El superadministrador es el único que puede ver toda la información de todas las sucursales; los demás usuarios solo ven lo que les corresponde según su asignación.
Así, el sistema limita automáticamente la visualización de información para cada usuario, asegurando que solo accedan a los datos relevantes de su sucursal.
4.- ¿Qué pasos se deben seguir para configurar correctamente las series de documentos y los usuarios en el sistema?
R.- Para configurar correctamente las series de documentos y los usuarios en el sistema, debes seguir estos pasos:
- Configura las sucursales:
– Ve al menú de configuraciones y selecciona la opción de “Sucursales”.
– Da de alta cada sucursal, asignando nombre, encargado, dirección y teléfono. - Asigna almacenes a las sucursales:
– En la pestaña de almacenes dentro de cada sucursal, asigna los almacenes correspondientes.
– Recuerda: un almacén solo puede estar asignado a una sucursal. - Configura las series (folios) de documentos:
– En la opción de folios de documentos, asigna a cada sucursal las series de documentos de compra y venta que utilizará.
– Cada folio/serie solo puede estar asignado a una sucursal, pero una sucursal puede tener varias series para un mismo tipo de documento.
– Es obligatorio que todos los documentos de compra y venta tengan folios secuenciales configurados antes de activar la opción de “Manejar Sucursales”.
– La serie estándar (“stand”) está disponible para todas las sucursales, pero si se requiere control estricto por sucursal, se recomienda dejar de usar la serie estándar. - Asigna usuarios a las sucursales:
– En la pestaña de usuarios dentro de cada sucursal, asigna los usuarios que podrán operar en esa sucursal.
– Un usuario puede estar asignado a varias sucursales.
– Si un usuario no está asignado a ninguna sucursal, no podrá generar documentos cuando la opción de “Manejar Sucursales” esté activa. - Verifica la configuración:
– Antes de activar la opción de “Manejar Sucursales” en los parámetros del sistema, asegúrate de que todas las sucursales, almacenes, folios y usuarios estén correctamente configurados.
– Solo después de completar la configuración, activa la opción de “Manejar Sucursales”. - Consideraciones adicionales:
– El campo de sucursal en los documentos solo sirve como ayuda en el alta del documento y no se guarda en el documento.
– El superadministrador es el único que puede ver todos los documentos y sucursales; los demás usuarios solo verán lo que les corresponde según su asignación.
