La facturación electrónica, más que una obligación fiscal, es también una operación esencial para la supervivencia y crecimiento del negocio, ya que permite tener un registro ordenado de los ingresos, comprobar el estado de la cobranza y brindar un servicio de calidad a tus clientes.
Por eso, sin importar que tengas una tienda de abarrotes o una empresa con miles y miles de empleados, necesitas contar con un sistema eficiente de facturación. Lejos quedaron aquellos tiempos en los que había que elaborar cada documento a mano, y los ingresos quedaban registrados en una libreta o archivo de Excel.
El avance tecnológico ha hecho posible que hoy podamos acceder a plataformas de facturación muy eficientes, seguras y a un costo accesible. Pero claro, al final siempre tendrás que hacer una inversión, y son muchas las opciones actualmente disponibles en el mercado. Para que puedas tomar la mejor decisión, preparamos esta lista de características y requisitos que según los expertos si o si deberías tomar en cuenta.
1. Versatilidad ☐
Es importante que, además de facturas, el sistema permita capturar fácilmente notas de crédito, recibos de honorarios y de arrendamiento, y comprobantes con múltiples complementos fiscales, de retención e información de pagos.
2. Catálogo de clientes, productos y servicios ☐
Esta función es clave para el registro de la información comercial y fiscal obligatoria de los comprobantes, ya que agiliza la captura y minimiza los errores.
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3. Administración de diferentes impuestos ☐
La plataforma debe calcular sin errores los montos del Impuesto al Valor Agregado (IVA), el Impuesto Especial sobre Productos y Servicios (IEPS), el Impuesto sobre la Renta (ISR) y otros gravámenes locales como el Impuesto sobre Hospedaje.
4. Complementos de retenciones ☐
Asegúrate de que el software pueda expedir comprobantes digitales que amparen complementos de retención e información de pagos como: dividendos, remanentes distribuibles, pago a extranjeros o enajenación de acciones.
5. Acceso desde la nube ☐
La ventaja de esta función frente a la opción de un software instalado en una computadora es clara: podrás generar los CFDIs y otros comprobantes de la empresa en todo momento y desde cualquier lugar, siempre que tengas acceso a Internet.
6. Facturación desde el punto de venta ☐
Si tienes un local comercial, necesitas una plataforma integral que desde un solo lugar te permita no solo facturar, sino también controlar, administrar y agilizar las operaciones de ventas y cobros.
7. Herramientas de personalización ☐
Opta por sistemas que puedan conectarse con diferentes dispositivos y periféricos de punto de venta como lectores de código de barras, impresoras de tickets, cajones de dinero, lectores de tarjetas de crédito y pantallas táctiles.
8. Integración y escalabilidad ☐
Cuando el negocio es pequeño, un sistema de facturación puede ser suficiente. Pero con el tiempo, y si crece, hará falta integrarlo con una plataforma de contabilidad o una de administración empresarial. Asegúrate de que eso sea posible.
9. Actualizaciones permanentes ☐
Debes tener la tranquilidad de que el proveedor de la plataforma que elijas se mantenga al tanto de los últimos cambios y requisitos establecidos por el Servicio de Administración Tributaria (SAT).
10. Generación de gráficas y estadísticas ☐
Esta información resulta sumamente útil para poder medir los resultados del negocio y tomar mejores decisiones estratégicas.