Picking, packing and shipping: Procesos que toda empresa en crecimiento debe dominar (1ra parte)

Tiempo de lectura: 8 minutos

Seguramente su empresa es de las que han crecido en estos últimos años o muy recientemente ha experimentado crecimiento.  Y si usted se ha unido al mundo del e commerce haciendo que  sus clientes adquieren sus productos en línea en su carrito de compras, el picking, packing and shipping es una opción crucial para que las empresas en crecimiento la aprovechen.

¿Qué es picking, packing y shipping?

Es el proceso de recoger o seleccionar el producto correcto de sus almacenes, elegir la caja o empaque adecuado y los materiales de embalaje correctos y luego enviarlos al cliente. Aunque este asunto puede parecer simple, requiere un sistema muy detallado para que su artículo llegue a tiempo y en perfectas condiciones. Comencemos dando más detalles sobre lo que implica el Picking.

PICKING

Es la selección o recolección de material a través del almacén ya sea de manera manual, automática o mixta. Se basa en un pedido del cliente, en una orden de compra, o en un requerimiento de la línea de producción. Existen dos tipos de picking:

Picking producto a hombre

Los almacenes automatizados llevan el producto directamente a manos del almacenista en base a una orden compra o un pedido del cliente. En este tipo de soluciones es el producto almacenado el que se mueve a través de medios mecánicos con el objetivo de que el preparador de pedidos no tenga que ir a buscar el producto. Así que el operario encargado de la elaboración de pedidos deberá mantenerse en una posición física fija adaptada a las circunstancias para ir recibiendo las diferentes unidades de carga de donde deberá retirar los artículos requeridos en la cantidad solicitada. Esta clase de sistemas potencia el rendimiento de los operarios reduciendo al mínimo imprescindible sus recorridos, puesto que la estructura se encarga de mover la mercancía de forma automática.

Picking hombre a producto

Es más complejo porque se hace de forma manual y se basa en entregar la orden de compra o pedido al empleado donde se especifica el producto y la ubicación dentro del almacén.
Al tomarlo de su ubicación debe asegurarse de que esté en buenas condiciones, que no esté rayado, roto, caduco, etc,. Al finalizar la recolección se encarga de colocarlo en el siguiente proceso que es la preparación para su envío al cliente. Esta actividad afectará la opinión que el cliente se forme de la empresa, por eso el personal debe estar capacitado para identificar si un producto no cumple con los requisitos.

Ambos tipos de Picking requieren de una Planificación Estratégica de la ubicación de los  productos

Con mucha frecuencia se combinan artículos en kits, y se empacan en una sola caja o bolsa asignándole un número de identificación único, llamado SKU (Stock Keeping Unit). Aparte de los kits, el resto del inventario recibe SKUs, con el fin de ubicarlos rápidamente. Ya sea que efectúe este paso de manera sistematizada mediante un robot o sean operadores los que lo hagan, estos números ayudarán a rastrear el inventario y le indican a la empresa cuando necesita surtir un producto popular, además de que eliminan los errores de selección.

Puesto que la organización y la velocidad son imprescindibles en este proceso, es vital contar con un sistema diseñado a la medida, que satisfaga las necesidades específicas de su empresa.

Para acelerar más este proceso, es preciso que sus artículos más vendidos, así como los impresos que tenga que enviar junto con ellos, se almacenen uno junto al otro para que cuando se recolecten, el operador pueda hacerlo rápidamente, ya que la velocidad es un factor clave. Entre más rápido se recojan los pedidos más rápido se enviarán y esto se convertirá en clientes satisfechos y lo diferenciará de la competencia.

Debido a que la multitud de operaciones que se realizan en un almacén requieren de agilidad y seguridad, el picking es todo un desafío. Esta actividad representa hasta el 60% de los costos de operación pues requiere de manera tradicional o automatizada mucha mano de obra y tecnología.

FASES DEL PICKING

Preparación de los pedidos

  • Obtener la orden del pedido y su planeación.
  • Debe tener el nombre del cliente, descripción y cantidad de los productos.
  • Se debe planear el recorrido de acuerdo a la ubicación exacta de los productos

Este proceso en un almacén convencional que no disponga de ningún tipo de sistema informatizado de gestión puede diferir en función de la empresa y sector. Cuando si lo hay, el pedido del cliente se introducirá en el ERP (Enterprise Resosurce Planning) y éste mostrará de forma ordenada el conjunto de líneas para que el operario se dirija al almacén y vaya retirando las cantidades pedidas de cada referencia.
La ubicación de cada una de ellas deberá ser fija y poseer una codificación predeterminada, para facilitar su localización por el operario. El operario irá circulando por los pasillos de trabajo del almacén en el transporte determinado, hasta terminar con todas las líneas de pedido. Sin embargo, este sistema de trabajo presenta inconvenientes. Todas las operaciones realizadas tienen un alto riesgo de error al estar ligadas a los criterios de los operarios y por lo tanto, al inevitable error humano. Los fallos de productos, cantidades o ubicaciones serán habituales. Al igual que las mermas en obsoletos, roturas del producto y errores de inventario van a ser constantes.
La situacion será más favorable si el almacén dispone de un Sistema de Gestión de Almacenes (SGA) en comunicación con el ERP, el cual será el encargado para lanzar al SGA las órdenes de preparación para que éste gestione los recursos de que dispone con el objetivo de completar el pedido del cliente con dos criterios fundamentales, agilidad y fiabilidad.

El SGA será el encargado de ordenar a todos los sistemas de preparación de pedidos un conjunto de tareas con el objetivo de ejecutar las líneas de pedido. La solución más adecuada corresponde a una necesidad muy específica y por lo tanto pudiera resolverse con una combinación de varios métodos de Picking, es por eso que aquí le presentamos diferentes sistemas existentes en el Mercado e incluso combinaciones que ejecuten parcialmente un pedido.

Preparación del equipo de trabajo
Carretilllas, carros, palettes, patín hidráulico, montacargas , tras elevador, scanner y diadema.

Recorridos

  • Comienza en el área de preparación de pedidos hacia la ubicación de los productos.
  • Desde la ubicación de un producto hacia otro
  • Termina en la ubicación del último producto hacia la zona de expedición

Extracción

  • Se localiza el producto en el área de almacenaje, se ubica la altura y se extrae la cantidad solicitada.
  • Se coloca el producto de manera ordenada y segura en la unidad de transporte que se está utilizando.

Verificación

  • Acomodar la mercancía para conseguir la unidad de carga más regular, estable y segura posible.
  • Emplayar el palette que se ha elaborado sin dejar de controlar el peso máxima permitido.
  • Etiquetar las cajas y elaborar el picking list para el transportista en el cual se relacionan los pedidos expedidos.
  • Trasladar la caja de la zona de expedición teniendo en cuenta la clasificación del transportista y / o destino final

NIVELES DEL PICKING

Picking a nivel del suelo

  • Se realiza mediante el posicionamiento de cargas completas sobre tarimas y sobre el suelo, de las que se extraerán las unidades de los pedidos finales para ello se usan patines hidráulicos, tanto los manuales como los auto autopropulsados.
  • La disposición de las cargas debe estar en una o dos filas, en filas paralelas o con forma de “U”
  • Con este sistema el trabajo se realiza sin gran fatiga y en un tiempo razonable
  • Es recomendable cuando se cuenta con gran espacio disponible
  • Permite acceder a las unidades de carga con mayor facilidad
  • Cuando no hay un espacio grande se debe limitar a un pequeño número de referencias.

Picking a nivel bajo

  • Se desarrolla a niveles superiores al suelo, a una altura accesible para el operario
  • Puede realizarse sin ningún tipo de máquina para elevarse
  • No debe superar la altura media del hombro del operario
  • Los paquetes no deben superar un peso de 25 kilogramo

Picking a nivel medio.

  • Los niveles intermedios están situados a alturas no superiores a los 3.5 o 4 metros.
  • Es el punto intermedio entre la preparación en los niveles altos y en los bajos.
  • Se recomienda cuando la rotación no es muy alta pues se debe elevar y descender por las estanterías lo cual necesitará de mayores tiempos y costos.
  • Este sistema es más eficiente para un mayor aprovechamiento del volumen de espacio disponible dentro del almacén.

Picking a nivel alto

Es necesario desplazarse verticalmente por toda la altura de la estantería hasta alcanzar el nivel máximo.

TIPOS DE PICKING

Picking sobre palettes

Los almacenes automáticos de Paletización son sistemas diseñados para el almacenamiento y gestión de cargas pesadas y voluminosas. El soporte de la carga se realiza habitualmente en palettes, contenedores, etc. Hablamos de métodos orientados a la manipulación de cargas completas, aunque se pueden incorporar fórmulas de preparación de pedidos.

  • Es adecuado cuando sólo se encuentra una referencia en cada palette.
  • Utiliza como base estanterías para palettes.
  • La preparación de pedidos se desarrolla en niveles altos o bajos.
  • Lo práctico es usar niveles bajos con productos de alta rotación.
  • En los niveles altos se utilizan carretillas tipo combi o preparadoras de alcance medio o alto.

Pick to light

  • Guía de forma de forma visual al operario para encontrar las ubicaciones exactas de los productos.
  • El servidor lanza las órdenes a un conjunto de visores asociados con posiciones fijas de almacenaje, estos informan al operario con una luz el número de unidades que se deben de recoger de esa posición y confirma cuando ya se ha hecho.
  • El usuario lee el código de barras del pedido y automáticamente se iluminan las posiciones.
  • Los visores confirman las órdenes ejecutadas al sistema de gestión para el control de stocks y la elaboración de la documentación.
  • Recomendable en rotación media alta y media/alta expedición muy rápida.
  • Útil en el picking de piezas pequeñas de farmacia, cosméticos o refacciones para autos.

Put to light

Es el sistema que guía visualmente al operario hacia los contenedores donde debe depositar los artículos que conforman cada pedido. Muy parecido al Pick to light su principal uso se encuentra en las tareas de confección de pedidos por olas. El sistema funciona agrupando un sistema de encargos que presentan un determinado grado de líneas coincidentes. Así se consigue servir las líneas de varios pedidos con una sola acción de preparación, es decir con un solo desplazamiento del operario o de la carga.

Ventajas

  • Procesos más rápidos y visuales
  • Control de inventario en tiempo real
  • El sistema de gestión conoce el pedido al final del proceso
  • Mejora el servicio al cliente

Picking de voz


Está conectado al sistema de gestión de almacenes SGA y convierten sus órdenes en comandos de voz que el operario escucha en sus auriculares y mediante la voz confirma sus movimientos y la información queda registrada en el sistema de forma automática.

Ventajas:

  • Aumento de productividad pues permite que el equipo de operaciones ejecute sus tareas con ojos y manos libres.
  • Exactitud en el surtido.
  • Eliminación de las listas de papel
  • Rápida capacitación por el fácil manejo del sistema.

Picking por radio frecuencia

La tecnología de terminales de radio frecuencia (también llamadas pistolas para picking) registran los movimientos del producto dentro del almacén de forma instantánea.

  • Automatiza la preparación de pedidos y los resultados son más eficientes utilizando la la tecnología RFID.
  • La tecnología RFID transmite la identidad de un objeto que lleva una etiqueta mediante ondas de radio circulando.
  • El uso de radiofrecuencia permite el trabajo a través de dispositivos móviles.
  • La preparación de pedidos se controla en tiempo real por la transmisión de información de forma inalámbrica.
  • A través del teclado de la terminal o pistola el trabajador va confirmando sus operaciones.
  • Permite el intercambio de datos de forma inalámbrica

Picking por visión


Es un método de Picking con gafas de datos de realidad aumentada y un sistema de voz, que ayudan al recolector a encontrar la ubicación del artículo rápidamente.

  • Es aplicable en todo tipo de almacenes sin cambios en la infraestructura.
  • Ubica la posición del operario de almacén en todo momento.
  • Seguimiento y control automático de la mercancía, optimiza el tiempo en pro de la productividad.
  • El proceso de preparación de pedidos es extremadamente rápido y fácil.

Picking automatizado


El Picking automático aplica a sistemas que cubren por completo las tareas de preparación de pedidos, siendo estas la recolección, extracción de mercancía, su transporte en el almacén y su acondicionamiento y despacho de las mismas.

Ventajas

  • Evita errores humanos, accidentes, aumenta la productividad.
  • Ahorra espacio físico, optimiza el ancho, largo y la altura de los almacenes logrando con esto mayor capacidad de almacenaje.
  • Sincroniza el inventario en tiempo real y en cualquier tipo de dispositivo móvil.
  • La información se obtiene de forma rápida y exacta sobre un producto o una partida de productos.
  • Mejora el sistema de distribución, pues las entregas son oportunas evitan retrasos, errores de surtido y aumenta la confianza de los clientes.
  • Da correcta rotación de inventarios para evitar caducidad y elabora la Paletización automática.

¿Cómo lograr que los procesos de Picking y packing sean más eficientes?

Si usted cuenta con un software de gestión de almacenes usted tendrá a su alcance una amplia gama de posibilidades de optimización de estos procesos. Con ello logrará limitar el número de movimientos de contacto, estudiar la eficiencia del método del picking evaluar soluciones de automatización y determinar el embalaje idóneo.

¿Cómo saber si su empresa necesita cambiar o actualizar sus sistemas de Picking o packing?

Si usted nota que su empresa no está siendo capaz de cumplir con los pedidos de sus clientes o se da cuenta que en los indicadores de costo logístico, que despachar una unidad le está costando más o no hace más eficiente su proceso, entonces esta desactualizado. No pierda competitividad, si el patrón de demanda cambió, es tiempo de automatizar sus procesos. En Asesoría en Informática le apoyamos con un sistema diseñado a la medida de las necesidades de su empresa. Llame al 55 4737-7202

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